সারো: স্কুল চালানোর হাতবইShaaro: the handbook for running the school

সারোতে শিক্ষকেরা প্রশ্নপত্র বানান, হাজিরা নেন, নম্বর তোলেন। সেখান থেকেই রেজাল্ট শিট, রিপোর্ট কার্ড আর অফিসের রিপোর্ট তৈরি হয়। আপনাকে কোনো খাতা থেকে আবার টাইপ করতে হয় না। আপনার কাজ দেখা, অনুমোদন দেওয়া আর ওপরে পাঠানো।

In Shaaro, teachers make papers, take attendance and enter marks. Result sheets, report cards and office reports are built from that. Nobody retypes anything from a register. Your job is to look, approve and send upward.

আপনার একাউন্ট আগেই বানানো থাকে। SMS-এ একটা লিংক আর চার সংখ্যার পিন আসে। Google একাউন্ট থাকলে Google দিয়ে চালিয়ে যান চাপলেও হয়।

Your account is made in advance. An SMS brings a link and a four-digit PIN. If you have a Google account, Continue with Google works too.

অফিস অপারেটরের একাউন্ট প্রধান শিক্ষক যোগ করেন, শিক্ষকের মতো করেই। কেউ নিজে থেকে কর্মকর্তা বা প্রধান শিক্ষক হতে পারেন না।

The head teacher adds the office operator's account, the same way as a teacher's. Nobody can make themselves an officer or a head teacher.

ঢুকলেই ড্যাশবোর্ড। ওপরে চারটা টাইল: এই সপ্তাহের রেজাল্ট শিট, আজকের হাজিরা, সিলেবাস কতটা শেষ, আর কতজন শিক্ষক সক্রিয়। নিচে সপ্তাহে সপ্তাহে রেজাল্ট শিটের চার্ট, আজ শিক্ষকেরা কী করলেন, আর শাখা ধরে তালিকা।

The dashboard opens first. At the top are four tiles: result sheets this week, attendance today, syllabus covered and active teachers. Below are a weekly chart of result sheets, what teachers did today and a list by section.

শিক্ষক তালিকায় সবার নাম, বিষয়, কতটা রেজাল্ট শিট বানিয়েছেন আর কবে শেষ সক্রিয় ছিলেন, দেখা যায়।

The teacher list shows every teacher's name, subject, result sheets made and when they were last active.

1. একজন যোগ করতে শিক্ষক যোগ চাপুন। নাম, মোবাইল আর বিষয় দিন।To add one teacher, press Add teacher and enter the name, mobile and subject.
2. অনেকজন একসাথে হলে তালিকা আপলোড। CSV-তে নাম, মোবাইল, ইমেইল।For many at once, press Upload list. The CSV needs name, mobile and email.
3. প্রত্যেকে SMS-এ নিজের লিংক আর পিন পান।Each teacher gets their own link and PIN by SMS.

প্রতিটা শাখার তালিকায় রোল, নাম, অভিভাবকের মোবাইল আর SMS চালু কি না। নামে ট্যাপ করলে শিক্ষার্থীর প্রোফাইল খোলে।

Each section list shows roll, name, the guardian's mobile and whether SMS is on. Tap a name to open the student profile.

CSV দিয়ে একসাথেAll at once with CSV

1. CSV ইমপোর্ট ট্যাবে যান।Go to the CSV import tab.
2. ফাইল বাছুন। Edunext বা Eshkul-এর এক্সপোর্ট সরাসরি চলে।Choose the file. Edunext and Eshkul exports work as they are.
3. যে সারিতে সমস্যা, সেগুলো আলাদা তালিকায় আসে। ঠিক করে আবার দিন।Rows with problems come up in their own list. Fix them and import again.

শিক্ষার্থীর প্রোফাইলThe student profile

এক পাতায় শিক্ষার্থীর সব: পরীক্ষা ধরে GPA, মাসে মাসে হাজিরা, অ্যাসাইনমেন্ট আর কাগজপত্র। কাগজপত্র শুধু অফিস আর প্রধান শিক্ষক দেখেন।

Everything about a student on one page: GPA by exam, attendance by month, assignments and documents. Only the office and the head teacher see documents.

বছর শেষে পরের শ্রেণিতেPromotion at year end

বার্ষিক রেজাল্ট অনুমোদন হলে পরের শ্রেণিতে তোলা চালু হয়। এক ট্যাপে সব শাখা ওপরে ওঠে। রোল নতুন মেধাক্রমে বসে। দশম শ্রেণি আর্কাইভে যায়।

Once annual results are approved, Promote unlocks. Every section moves up in one tap and rolls follow the new merit order. Class 10 goes to the archive.

ডিফল্ট জাতীয় শিক্ষাক্রম: পাস ৩৩, ৮০ থেকে A+। মাদ্রাসা, কারিগরি আর কেমব্রিজের নিয়মও আছে। ধারাবাহিক আর সামষ্টিক মূল্যায়নের ভাগ স্লাইডারে বদলান।

The default is the national curriculum: pass mark 33, A+ from 80. Madrasa, technical and Cambridge schemes are there too. Change the formative and summative split with the slider.

1. ড্যাশবোর্ডের নীল বার্তায় বা মেনুর রেজাল্ট অনুমোদন-এ ট্যাপ করুন।Tap the blue message on the dashboard, or Approve results in the menu.
2. টেবুলেশন শিট দেখুন। তালিকা ট্যাবে ফোনের মাপে।Look over the tabulation sheet, or the Table tab for a phone-sized view.
3. অনুমোদন দিন চাপুন। শিক্ষক সাথে সাথে জানতে পারেন।Press Approve. The teacher is told at once.

অনুমোদনের পর রিপোর্ট কার্ড তৈরি। পুরো শাখার কার্ড এক PDF-এ। অভিভাবক SMS-এর লিংক থেকেও নামাতে পারেন। মেধাক্রম অভিভাবকের কপিতে ছাপা হয় না, স্কুল চাইলে চালু করতে পারে।

After approval, report cards are ready, a whole section in one PDF. Guardians can also download them from the SMS link. Class rank is not printed on the guardian copy unless the school switches it on.

পরীক্ষার রুটিনThe exam routine

তারিখ আর শ্রেণির ছকে বিষয় বসান। সারো দেখে নেয়, কোনো শ্রেণির এক দিনে দুটো পরীক্ষা বা কোনো শিক্ষকের এক সময়ে দুই রুমে ডিউটি পড়লো কি না। প্রকাশ ও SMS চাপলে রুটিন ক্যালেন্ডারে ওঠে আর অভিভাবকেরা জানতে পারেন।

Put subjects into the date and class grid. Shaaro checks that no class has two exams in a day and no teacher is in two rooms at once. Publish and SMS puts the routine on the calendar and tells guardians.

আসন বিন্যাসSeat plan

প্রতি বেঞ্চে দুই শ্রেণির দুজন বসে। পাশাপাশি কখনো একই শ্রেণি না। রুম বাছুন, দরজায় লাগানোর কপি প্রিন্ট করুন।

Each bench seats two students from two different classes, never the same class side by side. Pick a room and print the copy for the door.

প্রবেশপত্রAdmit cards

শাখা বাছুন। এক A4-এ চারটা প্রবেশপত্র, নাম, রোল, আসন আর QR সহ।

Pick a section. Four admit cards per A4 page, with name, roll, seat and a QR code.

স্কুল ক্যালেন্ডারে পরীক্ষা বেগুনি, ছুটি গোলাপি, অনুষ্ঠান নীল। পরীক্ষার তারিখ রুটিন থেকে নিজে আসে। ছুটির দিনে সারো হাজিরা চায় না, SMS-ও পাঠায় না।

On the school calendar, exams are purple, holidays pink and events blue. Exam dates come from the routine. On holidays Shaaro asks for no attendance and sends no SMS.

নোটিশ থেকে পুরো স্কুল বা কয়েকটা শাখায় নোটিশ দিন। চাইলে SMS-এ ছোট করে যায়, খরচ আগে দেখায়।

From Notices, post to the whole school or chosen sections. A short version can go by SMS, and the cost shows first.

ছয়টা রিপোর্ট তৈরি থাকে: ভর্তি ও শিক্ষার্থী সংখ্যা, হাজিরার হিসাব, রেজাল্টের হিসাব, উপবৃত্তি তালিকা, শিক্ষক তালিকা আর উপজেলার মাসিক রিটার্ন। সময় বাছুন, রিপোর্টে ট্যাপ করুন।

Six reports are ready: enrolment, attendance summary, result summary, stipend list, teacher list and the upazila monthly return. Pick the period and tap a report.

1. রিপোর্টে ট্যাপ করুন। স্কুলের নাম আর EIIN সহ A4 প্রিভিউ আসে।Tap a report. An A4 preview with the school name and EIIN appears.
2. PDF বা CSV নামান।Download PDF or CSV.
3. উপজেলায় পাঠান চাপলে সোজা উপজেলা অফিসের ড্যাশবোর্ডে যায়।Send to upazila sends it straight to the upazila office dashboard.

বাকির তালিকা-য় শাখা ধরে কার কত বাকি। কেউ কাউন্টারে দিলে জমা চাপুন, রসিদ নিজেই তৈরি হয়। ফি খাত ট্যাবে বেতন, পরীক্ষা ফি আর অন্য খাত ঠিক করুন।

The Due list shows who owes what, by section. When someone pays at the counter, press Paid and the receipt is made. Set tuition, exam fees and other heads in the Fee heads tab.

1. পেমেন্ট লিংক SMS চাপুন।Press SMS payment link.
2. নমুনা SMS আর খরচ দেখে নিন।Check the sample SMS and the cost.
3. পাঠান। অভিভাবক লিংকে চাপ দিয়ে বিকাশ, নগদ বা কার্ডে দেন।Send. Guardians tap the link and pay by bKash, Nagad or card.

পাঠানো SMS-এ প্রতিটা বার্তা কতজনের কাছে পৌঁছালো। ক্রেডিট হিসাব-এ জমা আর খরচ। বন্ধ তালিকা-য় যে অভিভাবকেরা STOP লিখেছেন। তাঁদের কাছে কিছু যায় না, খরচও হয় না।

Outbox shows how many people each message reached. Credit ledger shows credit in and out. Opt-outs lists guardians who replied STOP. Nothing goes to them and nothing is charged.

ক্রেডিট কমে গেলে ক্রেডিট কিনুন। বড় বান্ডেলে প্রতি SMS-এর খরচ কম।

When credit runs low, press Buy credit. Larger bundles cost less per SMS.

1. মেনু থেকে প্রশংসাপত্র ও TC।Choose Testimonials and TC from the menu.
2. ধরন আর শিক্ষার্থী বাছুন।Pick the type and the student.
3. প্রিভিউ দেখে ইস্যু ও প্রিন্ট। ক্রমিক নম্বর নিজে বসে, রেজিস্টারে লেখা থাকে।Check the preview and press Issue and print. The serial fills in and the issue is logged.

রেজাল্ট আর গ্রেডের প্রতিটা পরিবর্তন অডিট লগে থাকে: কে, কখন, কী বদলালেন। এক্সপোর্টও লেখা থাকে।

Every change to results and grading is in the audit log: who, when and what. Exports are logged too.